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Google Workspace をご利用中の企業の皆さん、社内での Google ドライブの利用状況を把握していますか？「あの人、たくさん使っているみたいだけど、実際どれくらいなんだろう？」と疑問に思ったことはありませんか？
実は、Google 管理コンソールを使えば、各ユーザーの Google ドライブ使用容量を簡単に確認できるんです。これにより、ストレージ容量の管理や、特定のユーザーが大量のデータを使用している場合の把握に役立ちます。
ドライブの利用状況を確認する手順
具体的な手順は以下の通りです。
- 管理者アカウントでログイン まず、Google Workspace の管理者権限を持つアカウントで、Google 管理コンソールにログインします。通常のユーザーアカウントでは、このレポートにはアクセスできませんのでご注意ください。
- レポート画面へ移動 ログインしたら、左側のメニューから [レポート] をクリックし、さらに [ユーザーレポート] の中の [アカウント] を選択します。直接以下のURLにアクセスすることも可能です。
https://admin.google.com/ac/reporting/report/user/accounts - 「ドライブの使用容量（MB）」を確認 表示されたレポートには、各ユーザーのアカウント情報とともに 「ドライブの使用容量（MB）」 という項目があります。ここで、各ユーザーが Google ドライブでどれくらいのストレージを使用しているかをメガバイト（MB）単位で確認できます。
その他の便利機能
このレポートは、ただ見るだけではありません。
- 表示項目のカスタマイズ: レポートの右上にある [設定] をクリックすると、表示する列（項目）を自由に追加したり削除したりできます。必要な情報だけを表示させて、より見やすいレポートにカスタマイズしましょう。
- 特定の日付のデータ表示: 過去の特定の日付時点での利用状況を確認したい場合は、[日付で表示] をクリックして、日付を選択するだけで簡単に切り替えられます。
- データのダウンロード: レポートデータをさらに詳しく分析したい場合や、別のツールで利用したい場合は、[ダウンロード] ボタンをクリックするだけで、Google スプレッドシート形式や CSV ファイルとしてエクスポートできます。
なぜ利用状況の確認が重要なのか？
各ユーザーの Google ドライブ利用状況を把握することは、組織のデータ管理において非常に重要です。
- ストレージ容量の最適化: どのユーザーがどれくらいストレージを使っているかを把握することで、もしストレージがひっ迫しそうになった場合でも、適切な対策を早期に検討できます。
- 不要なデータの削減: 大量のデータを使用しているユーザーがいれば、そのデータが本当に必要なものなのか、古いデータが残っていないかなどを確認するきっかけになります。これにより、組織全体のストレージを効率的に利用できます。
- 情報ガバナンスの強化: 誰がどのようなデータを保管しているかを把握することは、情報ガバナンスの観点からも重要です。
これらの情報は、Google Workspace を最大限に活用し、効率的なデータ運用を行うための第一歩となります。ぜひ、この機能を活用して、組織の Google ドライブ利用状況を「見える化」してみてください。
