「契約書や同意書のために、わざわざ印刷して、ハンコを押して、郵送する…」 日々の業務で、こうした作業に手間や時間を取られていませんか？
もしあなたがGoogle Workspaceをお使いなら、その悩みはGoogle Driveだけで解決できるかもしれません。今回ご紹介するのは、Google Driveに搭載された「電子署名リクエスト機能」です。これまで専用のツールが必要だった電子契約が、いつものGoogle Driveから直接、手軽に行えるようになりました。
Google Driveが電子契約ツールに早変わり
この機能を使えば、Google Drive上にあるPDFファイルに、相手が署名するための欄をオンラインで設定し、署名を依頼できます。契約業務が驚くほどスムーズになる、その主な特徴を見ていきましょう。
- 驚くほど簡単な操作 使い慣れたGoogle Driveの画面から、わずか数クリックで署名の依頼を開始できます。
- 複数の相手にも一括依頼 契約に関わる人が複数いる場合でも、まとめて署名をリクエストすることが可能です。
- 相手はGoogleアカウント不要 署名を依頼する相手は、GmailやGoogleアカウントを持っていなくても問題ありません。誰にでも気軽に依頼できます。
- 進捗が一目でわかる 「誰が署名済みで、誰がまだか」といったステータスを簡単に確認でき、業務の抜け漏れを防ぎます。
- 信頼性を高める「監査証跡」 署名が完了したPDFには、誰が・いつ署名したかといった記録（監査証跡）が自動で添付されます。これにより、契約の信頼性が担保されます。
かんたん4ステップ！電子署名の依頼方法
では、実際にどのように使うのでしょうか。操作はとても直感的です。
ステップ1：リクエストを開始する Google Driveで署名を依頼したいPDFファイルを右クリックし、「共有」メニューから「電子署名をリクエストしましょう」を選択します。
ステップ2：署名欄を配置する PDFのプレビュー画面が開きます。ここで、相手に署名してほしい場所へ、画面右のメニューから以下の項目をドラッグ＆ドロップで配置します。
- 署名
- イニシャル
- 氏名
- 署名日
- フリーテキスト（役職などの追記に便利です）
ステップ3：署名者情報を入力し、リクエストを送信する 署名者のメールアドレスや、相手に送る依頼メールの件名・本文を編集します。すべて設定できたら、「電子署名をリクエスト」ボタンをクリックすれば完了です。
ステップ4：署名完了と自動保管 相手方がメールの案内に従って署名を完了すると、あなたの元に通知が届きます。 署名済みのPDF（ファイル名の末尾に「- Signed」と付きます）と監査証跡のPDFは、元のファイルと同じフォルダに自動で作成・保存されるため、管理も簡単です。
ご利用いただけるプラン
この便利な電子署名機能は、以下のGoogle Workspaceプランでご利用いただけます。
- Google Workspace Individual
- Google Workspace Business Standard, Business Plus
- Google Workspace Enterprise Starter, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Enterprise Essentials, Enterprise Essentials Plus
- Google Workspace for Education Plus
※ご利用のプランによっては、組織の管理者が機能を有効にする必要があります。
これまで時間とコストがかかっていた契約業務を、もっとスマートに、もっとスピーディに。 ぜひこの便利な機能を活用して、日々の業務効率化にお役立てください。
