私たちは、お客様とのコミュニケーションをより円滑にするため、Gmail（Google Workspace）を利用しております。皆様の中にもGmailをお使いの方が多くいらっしゃるかと存じます。
そこで本日は、Gmailの基本的な操作から、知っていると差がつく便利な機能まで、改めてご紹介させていただきます。「知らなかった」「使っていなかった」という機能がございましたら、ぜひお試しいただけますと幸いです。
ビジネスが加速する！知って得するGmail活用術
1.【基本の操作】メールの作成・返信・転送
日々の業務で最もよく使う基本的な操作方法です。
● 新規作成 左上の**「＋ 作成」**ボタンをクリックすると、新しいメールの作成画面が表示されます。宛先（To）、CC、件名を入力し、本文を作成します。
- ファイル添付: 本文入力欄の下にあるクリップのアイコンをクリックすると、お使いのPCからファイルを添付できます。Google Driveのアイコンからであれば、容量の大きいファイルもリンクとして共有可能です。
● 返信・全員に返信 受信したメールを開き、メール本文の下部にある**「返信」または「全員に返信」**ボタンをクリックします。
- 使い分けのヒント: 「返信」は送信者1人のみに、「全員に返信」はCCに含まれる宛先も含めた全員に返信します。意図しない相手に送ってしまうことを防ぐため、送信前には必ず宛先を確認する習慣をつけましょう。
● 転送 受け取ったメールの内容を、やり取りに含まれていない別の方に共有したい場合に使います。 メール本文の下部にある**「転送」**ボタンをクリックし、新しい宛先を入力して送信します。
2. 「整理」は不要！必要なメールは「検索」で見つける
メールが増えてくると、フォルダ分けをして整理したくなりますが、Gmailの最も優れた点は、Googleの技術を活かした強力な検索機能です。
「あの会社からの添付ファイル付きのメールはどこだっけ？」という時も、キーワードをいくつか入れるだけで、一瞬で見つけ出すことができます。
● 操作方法
- 基本的な検索: メール画面の上部にある検索バーに、探したいメールのキーワード（会社名、担当者名、件名の一部など）を入力してEnterキーを押します。
- 高度な検索: 検索バーの右端にあるフィルタアイコン（つまみが3つ付いたようなマーク）をクリックすると、「差出人」「期間」「添付ファイルの有無」などを指定して、より正確に絞り込むことができます。
3. 「ラベル」機能で、情報を自在に整理する
従来の「フォルダ」とは少し違う、Gmail独自の整理機能が**「ラベル」です。1つのメールに複数枚の付箋を貼る**ように、柔軟に分類できます。
例えば、「A社」から届いた「Bプロジェクト」に関する「請求書」のメールには、「A社」「Bプロジェクト」「請求書」という3つのラベルを付けて管理できます。
● 操作方法
- ラベルの作成:
- メールを開いた状態で、上部にある「ラベル」アイコン（タグのようなマーク）をクリックします。
- 「新規作成」を選び、ラベル名（例：XXプロジェクト）を入力して「作成」をクリックします。
- ラベルを付ける:
- メール一覧の画面で、対象のメールの左側にあるチェックボックスにチェックを入れます。
- 上部に表示される「ラベル」アイコンをクリックし、付けたいラベルを選択します。
4. 受信トレイは「作業場」。終わった仕事は「アーカイブ」＆「スヌーズ」
受信トレイがメールで溢れると、重要な連絡を見落としがちです。対応が終わったメールは**「アーカイブ」、後で対応するメールは「スヌーズ」**を活用し、受信トレイを常にスッキリさせておきましょう。
- アーカイブ: 対応済みのメールを「受信トレイ」から片付ける機能です。削除ではないので、いつでも検索して見つけられます。
- 操作方法: メールにカーソルを合わせ、右側に表示される**アーカイブアイコン（下向き矢印のついた箱のマーク）**をクリックします。
- スヌーズ: 「後で対応する」メールを、指定した時間に再度受信トレイのトップへ表示させる機能です。
- 操作方法: メールにカーソルを合わせ、右側に表示される時計のマークをクリックし、希望の日時を選択します。
5.【時短の第一歩】署名の設定
メールの最後に自動で表示される「署名」を設定しておくと、毎回名前や会社情報を入力する手間が省け、ビジネスメールとしての体裁も整います。
● 操作方法
- Gmail画面右上の**歯車マーク（設定）**をクリックし、「すべての設定を表示」を選択します。
- 「全般」タブの中を下にスクロールし、「署名」の項目を見つけます。
- **「＋ 新規作成」**ボタンをクリックし、署名名（例：社外用、シンプルなど）を入力します。
- 右側のテキストボックスに、会社名、氏名、連絡先など、表示させたい署名内容を入力します。複数作成することも可能です。
- すぐ下にある「署名のデフォルト」で、「新規メールでの使用」と「返信/転送での使用」に、それぞれどの署名を使うか設定します。
- 最後に、ページ最下部の**「変更を保存」**を必ずクリックして完了です。
今回ご紹介した機能に加え、基本的な操作をマスターすることで、メール業務の効率は格段に向上します。 ご多忙の折とは存じますが、ぜひ一度お試しください。
