見積書の基礎知識

見積書は、業種によって書き方が異なります。また、同業種であったとしても企業によって書き方は異なります。それだけルールが多く、得意先の要望に合わした形にしようとすると基幹システムに搭載されている見積もり機能では対応できない場合が多いです。そのため、柔軟に変更できるEXCELを利用されているお客様が多いです。弊社では、業務の2重登録を防ぐためにEXCELではなく基幹システムの利用をすすめています。ここでは、そのシステムを利用した場合の基本的な見積書の書き方をご紹介します。

基本的な記載事項

①見積書の宛先：会社名を書きます。担当者の部署、名前まで書かれているお客様もあります。「株式会社」の部分を「（株）」のように略さず記載しましょう。「御中」、「様」なども間違えないようにします。

②受渡期日：商品やサービスを納品する期日を記載します。例のように「別途打ち合わせ」などと記載をすることもあります。短期間で納品できるかは、お客様が注文するために必要な情報となります。

③納入場所：商品をおさめる場所です。例えば「貴社○○倉庫内」、「貴社事務所内」などと納品場所を必ず記載します。お客様と認識のズレがないようにします。データなどは記載の必要はありません。

④支払条件：受注側が希望する条件です。発注された商品やサービスが納品された後、支払われる代金の受け取りに関する取り決めを表したものです。適切な支払い条件を提示することが大切です。

⑤有効期限：仕入価格の変動や供給が何らかの事情で途絶えると、予定どおりに納品できない場合があります。このような事態に備えて条件変更を容易にするということも見積書に有効期限を定める目的です。

⑥見積番号：受注や売上処理する上で非常に重要です。取引相手から発注に関して問い合わせがあった際に、番号を指定して見積書をすぐに特定することができます。

⑦見積書発行日：取引日が分かるように正確に年表記から記入します。再提出や変更した内容を担当者や部署内で確認するために必要な項目です。

⑧会社の情報：社内で承認を得て作られた見積書である証明になりますので商習慣上押印することが多いですが必須ではありません。

⑨会社捺印：会社名、屋号を書きます。大きい会社宛の場合は担当者の部署、名前まで書くとよりよいでしょう。文字、御中、様など間違えないようにしましょう。

⑩担当者捺印：誰が発行したかを明らかにする押印です。

⑪御見積金額：見積もりの合計金額を税込で記入します。各項目ごとの金額を合計したものとズレないように注意が必要です。

⑫商品：提供するもの、サービス名などをそれぞれ記載していきます。お客様に伝わるように明確に記入します。

⑬数量：提供する商品一個あたりの数量を記載します。

⑭単位：提供する商品一個あたりの単位を記載します。

⑮単価：提供する商品一個あたりの金額を記載します。

⑯金額：供する商品一個あたりの金額を記載します。金額は単価×個数で算出される金額となります。

⑰備考：補足説明が必要な内容や条件などを記載します。

まとめ

見積書は、依頼内容や提案に関する検討を行なうために必要な資料です。また、認識違いが発生するのを防ぐことができるようになりますので、交渉をスムーズに進めることができるようになります。

見積書の基礎知識