アオウル博士: ITとセキュリティの専門家。ミマワリの頼れる相談相手。
ミマワリ: アオウルのキャラクター。PCやスマホは毎日使うけど、たまにツールがうまく使えず困ってしまう。
博士、最近「オフィスのDX」ってよく聞きますけど、うちの会社、まだ紙の書類だらけなんですよね…。
複合機（コピー機）の入れ替え時期なんですけど、何か良い機械に変えれば少しはマシになるんでしょうか？
ふぉっふぉっふぉ。ミマワリ君、良いところに気がついたのう。
実は今、複合機は単なる「印刷機」ではなく、「DXの司令塔（IoTハブ）」へと進化しておるんじゃ。
古いコピー機のままだと、アナログ業務から抜け出せないぞ。
第1章：なぜ複合機が「DXの司令塔」なのか？
最新の複合機には、アナログな紙とデジタルの世界をつなぐ重要な4つの機能があるからじゃ。
- 📄 文書のデジタル化 (OCR)：
ただスキャンするだけでなく、文字を読み取って「検索できるデータ」に変換する。これでファイリングの手間がゼロになる。
- ⚙️ プロセスの自動化：
例えば、請求書をスキャンしたら、自動的に経理フォルダに振り分けて、上司に通知を送るといった「定型業務」をワンタッチで実行できる。
- ☁️ クラウド連携：
PCを開かなくても、複合機のパネルから直接 Google Drive や Microsoft Teams にデータを保存・印刷できる。
- 🔒 セキュリティ対策：
ICカードをかざさないと印刷できないようにして、放置プリントによる情報漏洩を防ぐ。
へぇ～！スキャンして終わり、じゃないんですね。
クラウドに直接保存できれば、わざわざ出社してFAXを確認する必要もなくなりそうですね！
その通り。「リモートワーク支援」も大きなメリットじゃ。
さて、ここからは実際に導入を検討する際に、多くの人が失敗しやすいポイントについて解説しよう。
第2章：【注意】導入時に気をつけるべき「落とし穴」
ただ最新機種を買えば良いというわけではない。
お客様への導入時に、私が特に気をつけているポイントは以下の2点じゃ。
① 「既存システム」との相性
例えば「kintone」や「Salesforce」など、自社ですでに使っている業務システムがあるじゃろう？
新しい複合機がそれらとスムーズに連携できるかを確認しないと、「スキャンしたデータをPCに移して、またシステムにアップロードする」という二度手間が発生してしまうんじゃ。
② ネットワーク環境の確認
DX機能を使うには、複合機自体がインターネットに接続されている必要がある。
意外と多いのが、セキュリティの観点から複合機をネットに繋いでいないケースじゃ。導入前に社内のネットワークポリシーを見直す必要があるぞ。
第3章：よく確認せずに買うと危険！見落としがちなポイント
機能がたくさんあると、どれを選べばいいか分からなくなっちゃいそうです…。
みんな、どこを見落として買っちゃうんですか？
一番多いのは「セキュリティ設定」の確認不足じゃな。
- HDDのデータ暗号化は標準かオプションか？
複合機の中にはHDDが入っており、印刷データが残っている。リース返却時などにここから情報が漏れるリスクがあるんじゃ。
- 初期パスワードの変更
管理画面のパスワードが初期設定のままだと、外部から侵入される危険がある。ここを厳格に管理できる機種かどうかも重要じゃ。
あとは「サポートの質」じゃな。トラブルが起きた時に「電話が繋がらない」「修理に来るのが3日後」では業務が止まってしまう。メーカーや販売店の対応スピードは、カタログスペック以上に大切じゃぞ。
第4章：ズバリ、どうすれば「適正価格」で買える？
大事なこと聞きます！
複合機って、リース料金とかカウンター料金とか複雑で…。結局どうすれば安く、かつ適正な価格で契約できるんですか？
ここがポイントじゃ。「本体価格（リース料）」の安さだけで飛びついてはいかん。
💡 トータルコスト（TCO）を見る
複合機のコストは「本体価格」＋「カウンター料金（印刷1枚あたりの単価）」で決まる。
本体が安くても、カウンター料金が高ければ、印刷枚数が多い会社は結果的に大損をする。逆に印刷が少ないなら、カウンター料金が高くても本体が安い方が得な場合もある。
💡 複数社から見積もりを取る
必ず相見積もりを取ることじゃ。その際、「現在の月間印刷枚数（モノクロ・カラー）」を正確に伝えると、営業マンも最適なプランを出しやすくなるぞ。
第5章：宝の持ち腐れにしない！機能をフル活用する方法
でも博士、高機能なものを買っても、結局「コピーとFAX」しか使わない気がします…。
社員みんなに使いこなしてもらうにはどうしたらいいですか？
分厚いマニュアルを読ませるのは逆効果じゃな。おすすめは「ワンタッチ登録（プリセット）」の活用じゃ。
- よくやる作業をボタン1つに：
例えば「請求書スキャン」というボタンを作っておく。それを押すだけで、【カラー設定】【保存先フォルダ】【ファイル名のルール】まで全部自動でやってくれるように設定するんじゃ。
- ベンダーに設定を依頼する：
導入時に、営業担当やエンジニアに「こういう業務を自動化したいから、ボタンを作って！」と具体的に頼むこと。彼らはプロだから、最適な設定をしてくれるはずじゃ。
複合機は「導入してから」が本番。業務に合わせてカスタマイズし続けることが、DX成功の鍵じゃよ。
なるほど！「機械に合わせる」んじゃなくて、「自分たちの仕事に合わせて機械を設定する」んですね。
博士、ありがとうございました！早速、うちの業務のどこを自動化できるか洗い出してみます！
