アオウル博士: ITとセキュリティの専門家。ミマモリの頼れる相談相手。
ミマワリ: アオウルのキャラクター。PCやスマホは毎日使うけど、たまにツールがうまく使えず困ってしまう。
「大事なメールを見逃した！」「受信トレイがごちゃごちゃで探せない…」そんな悩みは今日で卒業。Gmailとチャットの通知設定、ラベルとスターによる整理術、そして画面が見やすくなる表示カスタマイズまで。Google Workspaceの専門家が、明日から使える「劇的ビフォーアフター」な設定方法を会話形式で分かりやすく解説します。
はぁ…（深いため息）。博士、もう仕事辞めたいです。昨日、部長からの緊急メールに気づかなくて、朝からこっぴどく怒られました…。それに、チャットも流れが速すぎて、自分宛てのメッセージがどこにあるか全然わからないんです。
喝ッ！！ミマモリ君、それは能力の問題ではない。「設定」の問題じゃ！
君のGmail画面、まさか「デフォルト（初期状態）」のまま使っておらんか？それでは、砂漠の中からダイヤモンドを探すようなものじゃ。今日は、「絶対に見落とさない」「一瞬で整理できる」「見やすさ倍増」の3ステップ改善術を伝授するぞ。準備はいいか？
設定ひとつでそんなに変わるんですか？ぜひお願いします！もう怒られたくないです！
第1章：重要連絡の「スルー」を撲滅！最強の通知＆強調テクニック
まずは「気づかない」という最悪の事態を防ぐんじゃ。多くの人は、ブラウザを開いていないと通知が来ないと思っておるが、設定次第でデスクトップにポップアップを出せるんじゃよ。
【テクニック①：デスクトップ通知をONにする】
- Gmail右上の歯車アイコン（設定） ＞ [すべての設定を表示] をクリック。
- [全般]タブの下の方にある「デスクトップ通知」を探す。
- 「メール通知（新規メール）ON」を選択し、ページ最下部の[変更を保存]を押す。
- ※ブラウザが「通知を許可しますか？」と聞いてきたら必ず「許可」するんじゃ。
これで、別の作業をしていても右下に通知が出るようになる。
なるほど！でも博士、メルマガとかどうでもいいメールの通知まで来ると、逆に集中できない気がするんですが…。
鋭い質問じゃ。そこで使うのが「重要メールのみ通知」という設定じゃ。さっきの画面で「メール通知（重要メール）」を選べばAIが判断した重要メールだけ通知される。
だが、もっと確実な方法がある。それが「フィルタ」を使った強制強調じゃ！部長のメールを見逃したくないんじゃろう？
【テクニック②：VIPメールを自動でスター付きにする】
- 検索バーの右端にある調整アイコン（検索オプションを表示）をクリック。
- 「From」に部長のメールアドレスを入れる。
- [フィルタを作成]をクリック。
- 「スターを付ける」と「常に重要マークを付ける」にチェックを入れる。
- [フィルタを作成]ボタンを押す。
これで、部長からのメールは自動的に「★」がつき、重要トレイに入る。絶対に埋もれない仕組みの完成じゃ！
第2章：ごちゃごちゃトレイを卒業！「スター＆ラベル」整理術
自動でスターが付くのは便利ですね！でも、受信トレイ自体がもうカオスで…。フォルダ分けみたいに綺麗に整理したいんですけど、Gmailって「フォルダ」がないですよね？
Gmailでは「フォルダ」の代わりに「ラベル」を使うんじゃ。フォルダは「1つの場所にしか入れられない」が、ラベルは「1通のメールにいくつでもペタペタ貼れる」。これが決定的な違いじゃ。
【整理術①：ラベルで色分け・視覚化】
- 左メニューの[もっと見る]から[新しいラベルを作成]をクリック。
- 「経理部」「プロジェクトA」「緊急」などの名前をつける。
- 作成されたラベルの右にある「︙」をクリックし、[ラベルの色]を変更する。
メールにこのラベルを付けると、一覧画面で「赤は緊急」「青は経理」といった具合に、ひと目で内容がわかるようになるぞ。
【整理術②：スターをカラフルにする「隠し機能」】
ミマモリ君、スターは「黄色」だけだと思っていないか？実は設定を変えると、赤や紫、ビックリマークなど、アイコンを増やせるんじゃ！
- 設定方法：[設定] ＞ [全般] ＞ 「スター」の項目で、使いたいアイコンを「使用中」にドラッグする。
例えば、「未処理＝赤ビックリ」「処理中＝青スター」「完了＝緑チェック」のようにルールを決めれば、受信トレイがそのまま「To Doリスト」に早変わりじゃ！
第3章：見にくい画面にサヨウナラ！「表示カスタマイズ」の秘策
カラフルなスター、面白いですね！早速設定しました。
あともう一つ…メールを開いて、戻って、また開いて…っていうのが面倒なんです。Outlookみたいに、一覧を見ながら中身も見れませんか？
よくぞ聞いた！それが作業効率を劇的に上げる「閲覧ウィンドウ（閲覧ペイン）」機能じゃ。
【視認性アップ①：画面を分割表示にする】
- Gmail右上の歯車アイコン（設定）をクリック。
- 下にスクロールしていくと「閲覧ウィンドウ」という項目がある。
- 「受信トレイの右」または「受信トレイの下」を選択する。
- （変更を保存するためにリロードが必要な場合があるぞ）
これで、左側でメールを選びながら、右側で中身を確認できる。いちいち画面遷移しなくていいから、メール処理のスピードが3倍は速くなるぞ。
【視認性アップ②：スレッド表示のON/OFF】
「返信メールがどこに行ったかわからない」という悩みには、スレッド表示の設定見直しが有効じゃ。
- スレッド表示ON（デフォルト）：関連するやり取りが1つにまとまる。話の流れは追いやすいが、最新メールが埋もれて見えることがある。
- スレッド表示OFF：全てのメールが1通ずつ時系列でバラバラに届く。「受信した順」に見たい人はこちらの方が分かりやすい場合がある。
これも[設定] ＞ [全般] ＞ [スレッド表示]でいつでも切り替えられる。自分に合う方を探してみるのじゃ。
画面分割、やってみました！めちゃくちゃ見やすいです！
部長からのメールは自動で「★」が付く！
カラフルなスターで進捗管理！
画面分割でサクサク確認！
これで明日からは、見落としゼロのエリート社員になれそうです！
うむ、良い心がけじゃ。ツールは使い手次第で「武器」にも「重荷」にもなる。今日設定した環境を維持して、本来の業務に集中するんじゃぞ。また困ったことがあればいつでも聞きに来なさい。
