そのWordファイル、なぜ破損？クラウド共同編集の落とし穴と安全な使い方

博士、大変です！どうしよう…！
チームのみんなで共同編集していた大事な企画書のWordファイルが、「ファイルが破損しているため開けません」ってエラーが出て、開けなくなっちゃったんです！締め切りが近いのに…！

おぉ、ミマワリ君、それは焦るのぅ。じゃが落ち着いて。そのエラーは、OneDriveやSharePointを使ったクラウドでの共同編集で、残念ながら時々起きてしまうトラブルなんじゃ。

きっと、チームの皆が熱心に作業していた証拠じゃな。まずは深呼吸じゃ。

うぅ…博士…。でも、どうしてこんなことが起きるんですか？
みんなで同時に作業できるのが共同編集のいいところだと思ってたのに…。

その通りじゃ。共同編集は非常に便利じゃが、その裏側ではとても複雑な処理が行われておる。少し専門的な話になるが、分かりやすく説明しよう。

君たちが編集した内容は、Wordの「自動保存」機能によって、数秒ごとにクラウド上のサーバーに送られる。例えば、Aさんが文章を書き、同時にBさんが画像を挿入したとする。サーバーは、その二つの変更をうまく合体させて、一つのファイルとして保存しようとするんじゃ。

じゃが、ごく稀に、ネットワークの少しの遅れや、複数の変更が本当にコンマ数秒の同じタイミングで行われた時などに、サーバーが「あれ？どっちの変更を先にすればいいんじゃ？」と混乱してしまうことがある。その結果、ファイルの内部構造が壊れてしまい、「破損」というエラーに繋がるんじゃな。

なるほど…便利さの裏側で、そんな複雑なことが起きてたんですね。
もう、このファイルは諦めるしかないんでしょうか…。みんなで頑張って作ったのに…。

いや、諦めるのはまだ早い！クラウドの素晴らしい機能が、君たちの努力を救ってくれるはずじゃ！
その名も「バージョン履歴」。まるでタイムマシンのような機能じゃぞ。

【解決策】「バージョン履歴」でファイルを復元しよう！

手順①：まず、Wordアプリを閉じて、WebブラウザでOneDriveかSharePointを開く。

手順②：問題のWordファイルを見つけたら、ファイル名の横にある「…」（縦三点リーダー）をクリックする。

手順③：出てきたメニューの中から「バージョン履歴」という項目を探してクリックするんじゃ。

手順④：すると、これまでの保存履歴がズラリと一覧で表示される。更新日時と更新者もわかるはずじゃ。エラーが起きる直前、例えば「昨日の夕方」や「今日の午前中」のバージョンを探して、それをクリックし、「復元」ボタンを押すんじゃ。

これで、ファイルが破損する前の正常な状態に戻るはずじゃ。少しだけ作業は巻き戻ってしまうかもしれんが、全てを失うよりはずっと良いじゃろ？

すごい！そんな機能があったんですね！
早速やってみます！…あ、本当だ！昨日の夜の状態に戻せました！よかったぁ〜！博士、ありがとうございます！

でも、また同じことが起きたら怖いんですけど、何か予防する方法ってありますか？

うむ、良い質問じゃな、ミマワリ君。100%防ぐ魔法はないが、トラブルの発生率をぐっと下げることができる。それは、技術的な対策ではなく、チームの皆の**「少しの気遣い」**なんじゃ。

【一歩進んだ対策】チームでの運用ルールを作ろう！

• ルール①：同時に同じ場所を編集しない
  特に、同じ段落や同じ表の中を複数の人が同時に触ると、先ほど説明した「変更の衝突」が起きやすくなる。自分が作業する場所は、他の人が作業していないかカーソル位置を確認してからにしよう。
• ルール②：大きな変更の前には一声かける
  文章の構成を大きく変えたり、章ごとごっそり移動したりする時は、他の人の作業に大きな影響が出る。そんな時は、Teamsのチャットなどで「今から第2章の構成を大きく変更します！」と一言宣言するだけで、無用なトラブルを防げるんじゃ。
• ルール③：作業が終わったらファイルを閉じる
  Wordを開きっぱなしにしておくと、意図せずファイルにロックがかかってしまうことがある。自分の作業が終わったら、こまめにファイルを閉じる習慣をつけるのも大事じゃな。

どうじゃな？どれも難しいことではないじゃろ？こうした小さな気遣いの積み重ねが、チームの生産性を守ることに繋がるんじゃ。

確かに！言われてみれば当たり前のことかもしれませんけど、みんなで意識するのは大事ですね！
いざという時の「バージョン履歴」と、日頃からの「チームのルール」。この二つがあれば、もう怖くないです！早速チームのみんなにも共有します！博士、本当にありがとうございました！