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業務のコミュニケーションでGoogle Chatを日常的に利用されている方も多いのではないでしょうか。チームやプロジェクト単位で情報を共有できる「スペース」機能は非常に便利ですが、「関係者以外にも見えてしまうのでは？」と不安に感じたことはありませんか？
今回のコラムでは、特定のメンバーだけが参加できる安全な「プライベートスペース」の作成方法と、その重要な設定ポイントを分かりやすく解説します。この設定一つで、お客様とのプロジェクトや部署内の機密情報も安心してやり取りできるようになります。
Google Chat スペースの作成と設定（詳細手順）
ここでは、パソコンのブラウザ（Google ChatまたはGmail）での操作を基準に説明します。
1. 新しいスペースを作成する
- Google ChatまたはGmailを開きます。
- 左側のメニューにある「チャット」または「スペース」の横にある「+」アイコン（チャットを新規作成）をクリックします。
- 表示されたメニューから「スペースを作成」を選択します。
- 「スペースを作成」というウィンドウが表示されます。ここで詳細設定を行います。
2. スペースの詳細設定
① スペース名と説明
- スペース名:（必須）スペースの目的がひと目でわかるような名前を入力します。（例：「2025年度マーケティングプロジェクト」）
- 説明:（任意）スペースの目的やルールなど、補足情報を入力できます。
② メンバーの追加
- 招待したいメンバーの名前、メールアドレス、またはGoogleグループのアドレスを入力します。
- 入力候補から該当するユーザーを選択します。複数人追加可能です。
- メンバーはスペース作成後にもいつでも追加できますので、この時点では空欄でも構いません。
③ アクセスレベルの設定（プライバシー設定）
これがメンバー以外に閲覧させないための最も重要な設定です。
- 「非公開」を選択します。
- 表示されている選択肢の中から「非公開」を選んでください。これにより、招待または追加されたメンバーだけが参加できる、非公開のスペースになります。
- 「非公開」に設定すると、メンバー以外のユーザーはスペースを検索したり、「スペースをブラウジング」機能で見つけたりすることができなくなります。
- (参考) もう一方の選択肢:
- 「（あなたの組織名）」: これを選択すると、組織内の全ユーザーがスペースを検索して自由に参加できるようになります。オープンな情報共有を行いたい場合に使用します。
④ 組織外のユーザー招待設定
- 社外のクライアントやパートナーなど、組織のドメイン（例: @gmail.com）以外の人を招待する必要がある場合は、「組織外のユーザーの参加を許可する」のチェックボックスをオンにします。
- 【重要】この設定はスペース作成後に変更することはできません。 将来的に社外メンバーを招待する可能性が少しでもある場合は、必ずオンにしておきましょう。
⑤ 作成の完了
- すべての設定が完了したら、右下の「作成」ボタンをクリックします。
これで、メンバーのみが参加・閲覧できるプライベートなスペースが作成されました。
既存スペースのアクセスレベルを変更する方法
もし間違えて組織全体に公開する設定でスペースを作成してしまっても、後から「制限付き」に変更できます。
- 設定を変更したいスペースを開きます。
- スペース名の右側にある「▼」をクリックします。
- メニューから「スペースの設定」を選択します。
- 「アクセス」の項目で、現在の設定（例：「（あなたの組織名）」）の横にある「編集」をクリックします。
- 「非公開」を選択し、「保存」をクリックします。
これで、既存のスペースも非公開設定に変更され、今後は招待されたメンバーしかアクセスできなくなります。バーを招待する可能性が少しでも考えられる場合は、スペース作成時に必ずこのチェックボックスをオンにしておくことを強くお勧めします。
まとめ：安全なスペースを活用して、業務効率をさらにアップ！
今回は、安全なGoogle Chatスペースの作り方をご紹介しました。
- 「制限付き」設定で、関係者だけのプライベートな空間を確保する。
- 社外メンバーと連携する可能性があるなら、「組織外ユーザーの参加」を許可しておく。
この2つのポイントをしっかり押さえるだけで、情報漏えいのリスクを格段に減らし、安心してコミュニケーションをとることができます。
便利なツールを正しく安全に使いこなし、日々の業務効率をさらに向上させていきましょう。
