アオウル博士: ITとセキュリティの専門家。ミマワリの頼れる相談相手。
ミマワリ: アオウルのキャラクター。PCやスマホは毎日使うけど、たまにツールがうまく使えず困ってしまう。
業務でのファイル共有、まだメールに添付していませんか？ 「容量オーバーで送れない」「相手が古いファイルを見てしまった」といったトラブルは、Googleドライブの**「リンク共有」で解決できます。 今回は、意外と知られていないセキュリティ設定や、Googleアカウントを持たない相手への「ビジター共有」、そして多くの人がハマる「共有ドライブでのエラー」の解決法**まで、博士に徹底解説してもらいます。
博士！ クライアントに動画資料を送りたいんですけど、「容量が大きすぎます」ってメールが返ってきちゃいました…。やっぱり分割して送るしかないんでしょうか？
おや、ミマワリ君。まだ添付ファイルで消耗しているのかね？ 今すぐGoogleドライブの「リンク共有」に切り替えるんじゃ。メール添付と比べて3つの大きなメリットがあるぞ。
1. なぜ「添付」より「リンク共有」なのか？
リンク共有のメリットはこの3つじゃ。
- 容量無制限：GB単位の動画も大量の資料も、URL1つで送信可能じゃ。
- 常に最新版：ファイルを更新すれば、相手も自動的に最新版を見られる。「修正版を再送します」という手間がなくなるぞ。
- 送信後も「取り消し」可能：これが大きい。万が一誤送信しても、後から権限を削除すれば相手は見られなくなる。添付ファイルではこうはいかんからの。
2. 実践テクニック：ダウンロード禁止設定
それは便利ですね！ でも、「相手に見せたいけど、勝手に保存（ダウンロード）されたくない」っていう機密資料もあるんです。そういう時はどうすれば？
その場合は「ダウンロード禁止設定」を行うんじゃ。
- 対象ファイルを右クリックし、[共有] を選択。
- 右上の 歯車アイコン（設定） をクリック。
- 「閲覧者と閲覧者（コメント可）に、ダウンロード、印刷、コピーの項目を表示する」のチェックを外す。
あとは通常通り、権限を [閲覧者] にして共有するだけじゃ。これで相手はブラウザで見ることはできても、ファイルを持ち出すことはできなくなるぞ。
3. アカウントがない相手には「ビジター共有」
なるほど！
あと、取引先によっては「Googleアカウントを持っていない」って言われることもあって…。そういう人にはやっぱり添付ファイルしかないですか？
いや、「ビジター共有」を使えば解決じゃ！
相手がアカウントを持っていなくても、メールで届くPINコード（本人確認用の数字）を入力すれば、7日間ファイルにアクセスできる。面倒な会員登録は一切不要じゃ。
※重要：【管理者向け】設定の落とし穴
ただし、これには管理者の設定が必要じゃ。表記が非常に分かりにくいから、管理画面で以下の項目をよーく確認する必要があるぞ。
Google 管理コンソール (admin.google.com) の設定手順：
- [アプリ] > [Google Workspace] > [ドライブとドキュメント] > [共有設定] を開く。
- [共有オプション] を展開。
- 「許可リスト登録済みドメイン」等を使っていても、その下にある以下の項目に必ずチェックを入れること。
☑ 「（組織名）のユーザーまたは共有ドライブが、Google アカウントを使用していない（組織名）外のユーザーとアイテムを共有することを許可する」
※画面上では「ビジター」という言葉が使われていないことがあるので注意じゃ！
4. 共有ドライブで共有できない場合
博士、実はさっきチームの「共有ドライブ」でビジター共有を試したんですが、「Google アカウントのないメールアドレスと共有することはできません」ってエラーが出ちゃって…。設定は合ってるはずなのに、どうしてですか？
そこが多くの人がハマる最大の落とし穴じゃ！ 原因は主に2つある。
原因①：共有ドライブ自体の設定制限
その共有ドライブの設定で、外部共有が禁止されている可能性がある。管理者に頼んで「共有ドライブの設定」から「[組織名] の外部のユーザーにファイルへのアクセス権を付与する」にチェックを入れてもらう必要がある。
原因②：メンバーとして追加しようとしている（★最重要）
ミマワリ君、もしかして共有ドライブの右上にある「メンバーを管理」から相手を追加しようとしなかったか？
❌ NGな操作：
共有ドライブの「メンバー」としてビジターを追加しようとする。
→ ビジターは共有ドライブの「メンバー」にはなれないんじゃ！
⭕ OKな操作：
共有ドライブの中にある「ファイル」または「フォルダ」を右クリックして [共有] する。
→ メンバー追加ではなく、中身のデータに対して個別に招待すれば、問題なく送信できるぞ。
ああっ！ まさにメンバーに追加しようとしてました！
「中身のファイル」を右クリックして共有すればいいんですね。これでもう迷いません！
うむ。Googleドライブの共有機能は、設定さえ正しく行えば、メール添付よりもはるかに安全で便利じゃ。 特に「共有ドライブではメンバー追加できない（ファイル単位で共有する）」という仕様は意外な落とし穴じゃから、しっかり覚えておくように。これでファイル共有マスターじゃな！
