「メールが多すぎて、本当に大事なメールを見逃してしまう…」 「あの案件のメール、どこに行ったっけ？」
仕事でGmailを使っていると、こんなお悩みはありませんか？毎日たくさんのメールが届く中で、必要な情報を素早く見つけ出すのは意外と大変ですよね。
そんな時に役立つのが、Gmailの**「自動振り分け（フィルタ）」機能**です！この機能を使えば、メールが届いた瞬間に自動で整理整頓され、もう大切なメールを見逃す心配はありません。
Gmailの「自動振り分け」ってどんな機能？
Gmailには、Outlookなどのメールソフトにある「フォルダ」のような機能はありません。その代わりに**「ラベル」という機能を使ってメールを整理します。ラベルは、例えるなら「メールに貼るタグ」**のようなもの。1つのメールに複数のラベルを付けられるのが特徴です。
例えば、「A社からのB製品に関するメール」があったとします。このメールに「A社」と「B製品」という2つのラベルを付けておけば、「A社」のメールだけをまとめて見たり、「B製品」に関するメールだけをまとめて見たり、後から様々な視点でメールを探せるのでとても便利です。
このラベルを、届いたメールに自動で付けてくれるのが「自動振り分け」機能なんです！
こんなに便利！「自動振り分け」の活用例
- 重要なメールを見逃さない！ 特定の取引先や上司からのメールに「重要」というラベルを自動で付けて、一目でわかるようにできます。
- 案件ごとのやり取りをサッと確認！ プロジェクト名や顧客名でラベルを設定すれば、その案件に関連するメールをまとめてチェックできます。ミーティングの前に過去のやり取りを振り返りたい時もスムーズです。
- 受信トレイをスッキリ整理！ メルマガなど、すぐに読まなくても良いメールは「後で読む」というラベルを付けて、受信トレイには表示させないようにすることも可能です。受信トレイがごちゃごちゃせず、本当に必要なメールだけに集中できます。
「自動振り分け」の設定はとっても簡単！
「なんだか難しそう…」と感じるかもしれませんが、Gmailの自動振り分け設定はとてもシンプルです。今回は、特定のメールアドレスからのメールを自動で振り分ける方法を例にご紹介しますね。
- 振り分けたいメールを選ぶ まず、自動で振り分けたいメールを1通開きます。メールの右上に表示される「︙（その他）」マークをクリックし、「メールの自動振り分け設定」を選びます。
- 条件を設定する 「From」（差出人）の欄に、そのメールアドレスが自動で入力されているか確認しましょう。件名や本文に含まれる言葉、添付ファイルの有無など、さらに細かい条件を追加することもできます。「フィルタを作成」をクリックして次に進みます。
- どう振り分けるか決める ここで「ラベルを付ける」を選び、メールに付けたいラベルを新しく作るか、既存のラベルを選びます。さらに、「受信トレイをスキップ（アーカイブする）」にチェックを入れると、そのメールは受信トレイには表示されず、指定したラベルからだけ見られるようになります。これで受信トレイがスッキリしますね！「フィルタを作成」をクリックすれば、設定は完了です！
設定の変更や解除ももちろん可能！
一度設定した自動振り分けは、後からいつでも変更したり、不要になったら解除したりできます。
Gmailの画面右上にある歯車のアイコンをクリックし、「すべての設定を表示」→「フィルタとブロック中のアドレス」と進んでください。ここに設定済みのフィルタの一覧が表示されるので、「編集」または「削除」を選べばOKです。
スマホアプリでは設定できないの？
残念ながら、**Gmailのスマホアプリからは直接自動振り分けを設定することはできません。**パソコンのブラウザ版Gmailから設定する必要があります。
しかし、一度パソコンで設定してしまえば、スマホアプリでも自動で振り分けられたメールをラベルごとに確認できるので、ご安心ください。
最後に
Gmailの自動振り分け機能は、毎日のメール管理を劇的に楽にしてくれる強力な味方です。この機能を活用すれば、メールの見落としを防ぎ、必要な情報に素早くアクセスできるようになります。ぜひ今日から試して、スマートなメール管理で業務効率をアップさせましょう！
