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「仕事ができる人は、メールボックスが常にキレイ」って聞いたことありませんか？大量のメールに埋もれて、大事な連絡を見逃したり、返信が遅れてしまったり…そんな経験、誰しもありますよね。実は、ちょっとした工夫で、あなたのGmail受信トレイも劇的に改善できるんです！今回は、仕事効率をグッと上げる、Gmailの賢い使い方をご紹介します。
まずは「受信トレイをゼロ」にしてみよう！
「受信トレイをゼロ」とは、未処理のメールをなくし、受信トレイを空っぽにすること。「え？そんなの無理！」と思いましたか？大丈夫！少しずつでOKです。
- メールを「即対応」「後で」「保存」「不要」に分類
- 2分以内に終わるメールは「即対応」
- 後でじっくり見るメールは「後で」
- 保管しておきたい情報は「保存」
- いらないものは「不要」
- 「即対応」メールを片付ける
- 返信、処理、削除など、すぐに行動！
- 「後で」メールは「ToDoリスト」へ
- Gmailの「スヌーズ機能」も活用しましょう。
- 「保存」メールはフォルダ分け
- ラベルやフォルダで整理すれば、必要な時にすぐ見つかる！
- 「不要」メールは迷わず削除！
- 迷惑メールは「配信停止」でシャットアウト！
Gmailの便利機能を使いこなそう！
- フィルタ機能： 特定のメールを自動で振り分け！
- ラベル機能： 付箋のように、メールを分かりやすく分類！
- テンプレート機能： 定型文を登録すれば、メール作成があっという間！
意識したい3つのポイント
- メールチェックは1日3回まで！
- 時間を決めて、集中して処理しましょう。
- 不要な通知はオフに！
- 作業に集中できる環境をつくりましょう。
- スマホでもGmailを活用！
- 移動中やスキマ時間も有効活用しましょう。
これらの方法を実践すれば、あなたの受信トレイもスッキリ！仕事効率もアップ間違いなしです。ぜひ今日から試してみてくださいね！
